Dear Colleagues,
We are very much looking forward to welcoming you this Sunday/Monday for the 4th meeting of the Silk Routes Region Working Group, to be held jointly with the final intergovernmental conference of the project “Fostering Cooperation in the Area of Migration with and in the Silk Routes countries” (Silk Routes I) on 28-29 October 2013 at the Serena Hotel in Islamabad, Pakistan. Before you begin your travels to Islamabad we would like to share with you the updated logistical information sheet (attached), further information on the agenda and clarify a few logistical matters:
1. Agenda
The finalised agenda will be shared with you on Monday, 28 October 2013, at the beginning of the conference. However, the content will remain the same and it will only change slightly from a logistical point of view.
Following additions to the agenda can be mentioned now:
· For those of you arriving already until Sunday afternoon – the Budapest Process will host its traditional welcome reception on the eve of the conference. The reception will take place on 27 October 2013 at Serena Hotel Islamabad – Shamadan Court at 19:00 and will only be moved inside (Shamadan Hall III) in case of bad weather. We will also have Budapest Process signs out in the reception hall, directing you to the place of the reception.
· Dinner on 28 October will be at The Monal (Pir Sohawa, Islamabad) – a restaurant located in the hills of Islamabad with a breathtaking view over the city. Transportation to the venue will be organized and security provisions will be taken.
· For those of you staying for the study visit on 30 October – an informal dinner will also be organized on Tuesday, 29 October 2013 at Serena Hotel. Please inform the Secretariat whether you would like to join this dinner.
· Lunch will also be provided during the study visit on 30 October 2013.
2. Study Visit
The programme for the study visit on Wednesday, 30 October 2013, is being finalised at the moment. It is planned to carry out a whole-day study visit to four central government agencies responsible for migration management in Pakistan.
3. Airport Transfers
As mentioned in the logistical information sheet, airport transfers will be organized by the Secretariat in coordination with Serena Hotel. The drivers will be waiting in the arrival hall with a Budapest Process and/or name sign (example attached). Please take a good look around to make sure you see your driver. As there are not many flights flying into Islamabad, most of you will arrive with several other colleagues and will be picked up together. In case you cannot find your airport transfer, please go to the Airport Help Desk and ask for the driver from Serena Hotel – the drivers will coordinate with the Help Desk as well.
4. For those participants whose travel arrangements have been supported by the Secretariat (ICMPD), please make sure of the following:
· PLEASE keep your original boarding passes with you. Please submit to us the boarding passes from your trip to Ankara at the meeting and keep your return boarding passes. Please scan and send them to us once you’ve returned home again.
· For those of you who need visa – we will reimburse you at the meeting for these costs. Please bring the invoice from the visa costs with you.
· Costs can only be reimbursed upon receipt of the original invoice and original boarding passes!
In case you encounter any difficulties on your way to the meeting, please to not hesitate to call us:
Mr. Ali Rehman Khan: 0092 300 5010410 (our colleague in Pakistan)
Ms. Isabelle Wolfsgruber: 0043 699 10070660
Ms. Cecilia Lundstroem Carniel: 0043 699 1420 29 39
Ms. Sedef Dearing: 0043 699 14202952
All of the above and attached information will also be available upon login on the website www.budapestprocess.org under Participants: Documents & News.
Wishing you safe travels and looking forward to seeing you in Islamabad!
Best regards,
Cecilia, Sedef, Aynura, Ali & Isabelle
——————————————————————————
Уважаемые Коллеги,
Мы хотели бы поделиться с вами обновленной информацией о предстоящей встречи которая состоится 28-29 Октября с.г. в Исламабаде (информационный лист прилагается). И дополнить некоторую информацию о повестке дня, а так же прояснить некоторые материально-технические вопросы:
- Повестка дня:
Окончательная повестка дня Вам будет представлена в Понедельник перед началом заседания, 28 октября с.г. Основная программа никак не измениться и только некоторые моменты могут быть изменены/ дополнены:
- 27 Октября по прилету в Исламабад в Serena Hotel Islamabadв 19:00 состоится официальный прием Будапештского Процесса в Shamadan Court, указательные знаки будут стоять в лобби отеля. При непогоде прием будет перенесен в (Shamadan Hall III).
- Официальный Ужин 28 Октября будет проходить в ресторане The Monal (Pir Sohawa, Islamabad) – транспорт в ресторана будет организован.
- 30 Октября состоится учебная поездка, а так же неформальный ужин будет организован 29 Октября для всех участников в Serena Hotel, просим уведомит Секретариат, если вы желаете придти на данный ужин.
- Обед будет так же организован во время учебной поездки 30 Октября.
- Учебная поездка
Учебная поездка 30 Октября включает посещение всех Министерств и подразделений работающих в сфере миграции в Пакистане. Данная поездка займет целый день, программа данной поездки будет так же вам представлена в Понедельник.
- Трансфер из Аэропорта
Водителя с табличкой Budapest Process или с вашим именем будут встречать вас в зале прибытий аэропорта. Если вы не найдете водителя или его там не будет просим Вас обратить в Airport Help Desk (информационную стойку аэропорта) и спросить водителей из Serena Hotel (они знаю где их найти).
- В случае если Секретариат Будапештского Процесса оплачивает ваши билеты, просим:
· Сохранить ваши посадочные билеты и передать их Айнуре или Изабел сразу по прилету в Исламабад
· Сохранить чек при оплате за визу и так же передать в Секретариат (только при получению чека мы сможем вернуть вам деньги за визу).
В случае если у вас возникнут трудности при перелете, просим звонить нам:
Mr. Ali Rehman Khan: 0092 300 5010410 (our colleague in Pakistan)
Ms. Isabelle Wolfsgruber: 0043 699 10070660
Ms. Ainura Brandstaetter: 0043 650 3736272
Ms. Cecilia Lundstroem Carniel: 0043 699 1420 29 39
Ms. Sedef Dearing: 0043 699 14202952
Счастливого пути и до встречи в Исламабаде!
С уважением,
Сесилия, Седеф, Изабел, Айнура и Али
